Компенсации удаленному работнику: какие расходы возмещают и как это оформить

Для удаленной работы сотруднику обычно нужен телефон, компьютер и интернет. Если он использует личную технику и оплачивает связь самостоятельно, у него появляются рабочие расходы. В таких случаях компания должна их компенсировать — это требование трудового законодательства.

Какие расходы обычно компенсируют

Чаще всего возмещают следующие виды трат:

• за использование личного компьютера или другой техники (например, принтера или роутера);

• интернет и мобильную связь;

• электроэнергию;

• программное обеспечение и его настройку;

• расходные материалы, если они необходимы для выполнения задач;

• ремонт оборудования, которое используется для работы.

Важно! Работодатель компенсирует не любые траты сотрудника, а только те, что связаны с работой и согласованы заранее. Например, если работник купил технику по собственной инициативе, решил распечатать документы на своей бумаге и принтере, такие траты могут не возмещаться.

Как определить сумму компенсации за удаленную работу

Единой формулы в законе нет, поэтому размер компенсации удаленному работнику стороны определяют сами.

На практике используют два основных подхода:

1. Фиксированная сумма. Компания может договориться с работником о постоянной выплате, например определенной сумме за интернет и использование личного компьютера каждый месяц. Если человек работал удаленно не весь месяц, выплату обычно уменьшают пропорционально отработанному времени.

2. По фактическим расходам. В такой ситуации компенсации расходов при удаленной работе включают реальные траты, например на интернет или ремонт техники, при наличии подтверждающих документов. По оборудованию стороны отдельно согласовывают компенсацию за использование личной техники в работе (например, с учетом ее стоимости и срока службы). Такой вариант позволяет точнее возместить расходы, но связан с дополнительной бумажной работой.

Какой вариант выбрать, зависит от того, насколько точно компания хочет учитывать расходы и сколько сотрудников работают удаленно. При большом штате проще установить фиксированные выплаты. Главное — удаленному сотруднику нужно заранее согласовать порядок компенсации за оборудование.

Что нужно для оформления

Порядок выплат закрепляют в трудовом договоре, дополнительном соглашении или внутренних документах компании. Обычно прописывают, какие расходы компенсируются, как рассчитывается сумма, как часто производятся выплаты и нужны ли подтверждающие документы.

Налоги и взносы

Если выплаты действительно компенсируют расходы работника и оформлены правильно, они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

При подтвержденных расходах лимита по сумме нет. Если документов нет, действует ограничение — не более 35 рублей за каждый день дистанционной работы (п. 1 ст. 217 НК РФ). При превышении этой суммы без подтверждения выплаты, как правило, облагаются налогами и взносами.

Подробнее о том, как рассчитывается компенсация удаленному работнику, можно узнать в онлайн-журнале https://life.akbars.ru/. Также на платформе есть другие полезные материалы для предпринимателей о бизнесе, законах и финансах.