Как создать электронный архив в организации

В наш век, когда развитие IT технологий идет семимильными шагами, все больше производственных и коммерческих предприятий использует в своей работе высокие технологии. Сегодня электронный архив документов уверенно входит в нашу жизнь. Принимая решение, какую СЭД (система электронного документооборота) выбрать, необходимо сначала определиться для чего собственно она вам нужна. Естественно никто не будет создавать себе дополнительных хлопоты просто из «любви к искусству», любое действие в современном бизнесе имеет целью либо увеличение дохода, либо снижение расходов, и как следствие опять же рост дохода.

Следовательно, внедрение хранение архива должно преследовать те же цели, то есть облегчить работу предприятий и компаний, сделать ее более эффективной, что, в свою очередь, приведет к снижению расходов и, как следствие рост прибыли предприятия. При принятии решения о применении системы автоматизации документооборота, в первую очередь встает вопрос: воспользоваться ли уже готовым решением, или создавать свое программное обеспечение.

На этот вопрос нельзя ответить однозначно, в каждом конкретном случае должен быть свой, индивидуальный подход. Помочь в принятии решения может изучение опыта других компаний и предприятий, работающих в этом же направлении, в которых уже используется такая система документооборота. В случае, когда нет никаких тонкостей, связанных со спецификой вашей работы, выбор готового программного продукта усложняется тем, что предложений таких инструментов, очень много, и здесь важно четко представлять то, что вы хотите получить от использования системы автоматизации документооборота.

Начинается оцифровка архивных документов с определения всех задач, которые должна помочь решить эта систем, и составить их список. Автоматизировать систему документооборота можно на всех без исключения предприятиях и в любой компании. Обычно развертывание, а иногда и разработку, таких систем поручают специализированным внешним компаниям, которые должны нести ответственность перед заказчиком, за результат. В случае, когда желаемый результат, не был получен, можно с уверенностью сказать, что причиной тому неверный выбор СЭД, даже если компания поставщик заявляет, что у вас настолько запутан бизнес-процесс, что невозможно создать качественный документооборот, или что уровень ваших сотрудников не достаточен, чтобы пользоваться такими системами. Если ваш проект по автоматизации документооборота потерпел крах - значит, вы выбрали некачественную систему электронного документооборота, или же систему другого, не вашего профиля, которая просто вам не подходит, поэтому к выбору СЭД надо отнестись предельно серьезно, изучить максимум предложений и выбрать то, которое подходит вам больше всего.