Изменения в формате УПД с 1 августа 2025 года: практические рекомендации для бухгалтеров

Федеральная налоговая служба внесла очередные корректировки в формат универсального передаточного документа (УПД) и счета-фактуры. Согласно письму ФНС от 30.06.2025 №ЕА-4-26/6254@, операторам ЭДО рекомендовано поддержать изменения к 1 августа 2025 года. В этой статье разберем ключевые нововведения и дадим практические рекомендации по их внедрению - как для внутренних бухгалтерий, так и для компаний, использующих аутсорсинг бухгалтерию.

Основные изменения формата 5.03

1. Модификация строки 5а в УПД

Одним из главных изменений стала корректировка визуализации строки 5а в электронном УПД. До этого момента при печати УПД в строке 5а отображалась формулировка «Тот же», что вызывало множество вопросов у пользователей.

Что изменилось:

• Убрана формулировка «Тот же» при визуализации электронного УПД

• В печатной форме УПД в строке 5а теперь отображаются полные реквизиты документа-основания

• Указываются наименование, номер и дата первичного документа

Это изменение значительно упростит работу с документооборотом и исключит недоразумения при проверках.

2. Уточнение правил заполнения реквизита «ЦенаТов»

ФНС добавила детальные разъяснения по заполнению реквизита «ЦенаТов», что поможет бухгалтерам избежать ошибок при формировании документов.

Новые правила:

• Реквизит обязательно заполняется для счета-фактуры или УПД со счет-фактурой, если заполнен реквизит «Количество товара»

• В случае заполнения «ЦенаТов» всегда должна быть больше нуля

• Для УПД с функцией первичного документа без фактурной части заполнение опционально

• Значение может быть равно 0 при нулевой стоимости товара по документу

3. Корректировка сведений о декларации на товары

Устранено противоречие в заполнении реквизитов «КодПроисх» и «НомерДТ». Теперь оба реквизита являются необязательными, что упрощает работу с прослеживаемыми товарами.

Изменения:

• Код страны происхождения (КодПроисх) стал необязательным

• Номер декларации на товары (НомерДТ) также необязателен

• Устранено прежнее противоречие в требованиях к заполнению

4. Технические корректировки

Внесены изменения в размерность некоторых реквизитов:

Банковские реквизиты:

• Увеличена размерность для номера банковского счета и корреспондентского счета до 34 символов

• Размерность реквизита "Наименование субъекта РФ" увеличена до 51 символа

Практические рекомендации для бухгалтеров

Подготовка к изменениям

• Обновление программного обеспечения

  • Свяжитесь с поставщиком учетной системы для получения обновлений

  • Убедитесь, что ваш оператор ЭДО готов к внедрению изменений

  • Проверьте готовность к работе с новым форматом

• Обучение персонала

  • Проведите обучение сотрудников новым правилам заполнения

  • Особое внимание уделите корректному заполнению реквизита «ЦенаТов»

  • Изучите изменения в строке 5а

• Тестирование документооборота

  • Протестируйте формирование УПД в новом формате

  • Проверьте корректность отображения всех реквизитов

  • Убедитесь в правильности печатных форм

Влияние на налоговый учет

Изменения в формате УПД не влияют на порядок исчисления НДС и ведение налогового учета, но требуют внимательного отношения к оформлению документов.

Ключевые моменты:

• Правильное заполнение всех обязательных реквизитов

• Соблюдение требований к прослеживаемости товаров

• Корректное оформление документов-оснований

Особенности работы с различными типами операций

Для операций с товарами:

• Обязательное заполнение «ЦенаТов» при указании количества

• Контроль правильности указания страны происхождения

• Особое внимание к прослеживаемым товарам

Для услуг и работ:

• Возможность не заполнять «ЦенаТов» при отсутствии количества

• Корректное указание документов-оснований в строке 5а

• Соблюдение требований к оформлению актов выполненных работ

Переходный период и риски

Сроки внедрения

Операторам ЭДО рекомендовано поддержать изменения к 1 августа 2025 года, однако конкретные сроки могут варьироваться в зависимости от технических возможностей.

Потенциальные риски

• Технические проблемы

  • Возможные сбои в работе программного обеспечения

  • Проблемы совместимости между различными системами

  • Необходимость дополнительной настройки

• Документооборот

  • Риск некорректного оформления документов

  • Возможные претензии контрагентов

  • Проблемы при налоговых проверках

Рекомендации по минимизации рисков

• Планирование перехода

  • Заранее подготовьте план внедрения изменений

  • Определите ответственных за процесс перехода

  • Создайте резервные копии данных

• Контроль качества

  • Усильте контроль правильности заполнения документов

  • Регулярно проверяйте корректность формирования УПД

  • Ведите мониторинг возможных ошибок

Взаимодействие с контрагентами

Информирование партнеров

Важно своевременно проинформировать контрагентов о предстоящих изменениях:

• Уведомите о переходе на новый формат УПД

• Согласуйте технические аспекты документооборота

• Обеспечьте взаимную готовность к работе в новом формате

Координация действий

Для бесперебойной работы рекомендуется:

• Синхронизировать сроки внедрения изменений

• Провести тестовый обмен документами

• Подготовить процедуры для решения возможных проблем

Заключение

Изменения в формате УПД с 1 августа 2025 года направлены на упрощение документооборота и устранение противоречий в требованиях к заполнению документов. Бухгалтерам необходимо заранее подготовиться к внедрению нововведений, обновить программное обеспечение и обучить персонал новым правилам.

Особое внимание следует уделить корректному заполнению реквизита «ЦенаТов» и новому порядку отображения строки 5а. Технические корректировки в размерности реквизитов также требуют соответствующих настроек в учетных системах.

Своевременная подготовка и правильное внедрение изменений поможет избежать проблем в документообороте и обеспечит соответствие требованиям налогового законодательства.